1、按照公司章程的规定，一般提前10天通知董事会成员关于会议的时间、地点和有关事项。通知可以详细(股份公司)也可以简单(有限责任公司)，这要视公司的组织形式或董事会成员的结构而定，如公司领导班子是全部董事会成员，则无需太正式，口头通知即可。详细通知则要附上会议材料和背景材料，即需要决策事项的原因、必要性和对公司生产经营等的影响；简单通知则只需表明会议的时间、地点，甚至连事项都可以不说。

        2、到会签到。需要准备签到薄，包括列席会议的人员名单，如监事会成员、经理、其他列席人员等。参加会议人员进入会场前在签到薄上签字，此时，如果会议通知时没有附交会议资料，可以在签到时将会议议程、会议资料包括决议草案交给董事以及列席人员。

        3、会议开始。先要董事会秘书或董事长(主持人)对会议有效性进行声明，即参会人员符合公司法和公司章程的规定等等，之后进入正题，对有关事项讨论表决。这里也可能涉及到委托问题，按照《公司法》的规定，董事不能参加董事会的，只能委托其他董事代为参加，不能委托董事会成员以外的其他人代替。

        4、对所议事项形成决议。决议可以是结论性的，即“通过”或“不通过”某事项，之后董事在决议上签字。受托人代为签字的，应签委托人的名字，并在后面注明“某某代签”的字样。委托事项在决议中应有所描述，同时，委托过程中一是要有书面委托书，二是签到时要代替委托人签到，三是要代替委托人在决议上签字。

        5、董事会秘书或董事长宣布决议通过情况(也可略)并宣布会议结束。